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Recomendaciones de cumplimiento legal derivadas del brote COVID19 en México

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Marzo de 2020

Recomendaciones de cumplimiento legal derivadas del brote de COVID19 en México

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Con la cercanía de la fase 2 del COVID19, México ha encendido las alertas con diversos casos confirmados, la Organización Mundial de la Salud (OMS) dijo que el coronavirus causante del COVID19 ya puede definirse como una “pandemia”, después de que el número de casos afectados fuera de China se haya multiplicado en dos semanas y en ese periodo los países afectados se hayan triplicado.

Las empresas se encuentran elaborando planes de contingencia, examinando sus protocolos de trabajo desde casa (home office) con la finalidad de adaptarse a estas nuevas contingencias.

Los empleados y empleadores debemos de estar preparados para tomar decisiones en caso de tener alguna afectación en el centro de trabajo y la cadena de suministro se pueda ver afectado.

EM Law ofrece algunas recomendaciones en cuestiones laborales, de seguridad social, corporativas y comerciales:

  • Los empleadores deben implementar medidas preventivas para evitar la propagación del COVID19.
  • Conforme a la Ley Federal del Trabajo (LFT), los empleados están obligados a observar las disposiciones, normas y medidas referentes a la salud, la seguridad y el ambiente laboral que sean emitidas por los empleadores para la seguridad y protección de todos.
  • A los empleadores se les recomienda que compartan con sus empleados las medidas preventivas de salud emitidas por el gobierno mexicano.
  • Se recomienda a los empleadores revisar, analizar y en su caso ajustar los protocolos de trabajo en casa (home office) con la finalidad de estar preparados.
  • Las compañías deberán revisar sus contratos de suministro para estar preparados en caso de que el suministro de materiales se vea afectado por situaciones de fuerza mayor.
  • Las compañías deberán verificar sus estatutos sociales con la finalidad de dar cumplimiento a la Ley General de Sociedades Mercantiles la cual establece que las sociedades deberán ser celebradas en el domicilio social de la empresa.

Medidas de seguridad e higiene

Se recomienda que los empleadores lleven a cabo la integración de una Comisión de Seguridad e Higiene la cual tendrá las siguientes obligaciones:

  • Estar alerta para la prevención de contagios.
  • Es la responsable de la comunicación con los trabajadores.
  • Difundir la prevención y recomendaciones, así como la sintomatología, con la finalidad de evitar la propagación:
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Preguntas frecuentes en materia laboral

¿El empleador puede solicitar a sus empleados practicarse exámenes médicos?

El empleador puede solicitar a sus empleados que se practiquen exámenes médicos durante la relación laboral, los empleados tienen la obligación de acatar las instrucciones emitidas por el empleador para someterse a dichos exámenes médicos.

La negativa puede ser una causal de rescisión de la relación laboral para lo cual se deberá de contar con pruebas de la negativa por parte del empleado.

Se recomienda verificar que el empleador haya entregado a cada empleado un AVISO DE PRIVACIDAD en el cual se tenga descrito el tratamiento que se le dará a la información confidencial que sea proporcionada al empleador. Este aviso es obligación del empleador.

De igual forma, el empleador podrá solicitar a todos los empleados que sean informados de cualquier cercanía que haya tenido con personas infectadas o con sospecha. Asimismo, que sean informados de cualquier viaje que se haya realizado recientemente a la zona de riesgo.

¿Cómo se deberá de actuar en el caso de que un empleado se contagie o se tenga sospecha?

En caso de que se tenga sospecha de que algún empleado haya contraido el COVID19 será necesario que se presente a evaluación al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS). En caso de que el IMSS no emita el certificado de incapacidad el empleado deberá regresar a sus labores, salvo que el patrón asuma los costos laborales derivado de no hacerlo.

Si estamos ante la situación de contagio, el empleado deberá contar con una incapacidad expedida por el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y acatar todas las medidas e instrucciones emitidas por la autoridad. Lo cual significa que los afectados tendrán derecho a las correspondientes prestaciones siempre y cuando cumplan con los requisitos exigidos para ello.

¿Puedo suspender las labores de la empresa y pagos a mis empleados si se declara una contingencia sanitaria?

Existen algunas alternativas de suspensión y terminación de relaciones laborales que prevé la Ley Federal del Trabajo ante contigencia sanitaria mediante el pago de una indemnización a los empleados. Sin embargo, recomendamos que dichas medidas se tomen con precaución y previamente asesorados a fin de evitar riesgos laborales. Es recomendable privilegiar la intervención del IMSS en caso de que exista un contagio comprobado entre los empleados. Asimismo, la suspensión de labores de la empresa puede traer consigo otras responsabilidades de carácter mercantil, corporativo y fiscal.

¿Puede la empresa exigir al trabajador la prestación de servicios si se encuentra en cuarentena, pero asintomático?

Desde el momento en se haya declarado la cuarentena al trabajador por parte del Instituto Mexicano del Seguro Social, no se puede exigir a un trabajador que continúe prestando servicios desde su domicilio pese a estar asintomático.

¿Está obligada la empresa a repatriar a trabajadores en zonas de riesgo?

La recomendación es repatriar a los empleados que se encuentre en zonas de riesgo, con medidas preventivas emitidas por la OMS. Se recomienda que el empleado tenga un periodo de restricción de 14 días antes de regresar al centro de trabajo.

¿Qué hacer en el caso de que un empleado haya viajado por Negocios y /o Privados a zonas de riesgo recientemente?

Se recomienda emitir información al empleado de dar aviso a la empresa en caso de estar en este supuesto antes de regresar al centro de trabajo si aún no ha regresado.  En caso de que el empleado se encuentre en este supuesto y ya se encuentre dentro del centro de trabajo, deberá informar al empleador lo antes posible, con la finalidad de acercarse al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) para que le sea realizada una evaluación.

¿Está obligado el empleador a suspender viajes, convenciones, reuniones? ¿Y si el empleado se niega a ir?

El gobierno de México no ha emitido o implementado advertencias sanitarias o medidas preventivas, sin embargo, se puede sugerir al empleado no viajar a zonas de riesgo, es importante entender que no se le puede obligar a no viajar en caso de que el empleado lo decida. Tanto para las empleadoras como para el empleado se recomienda que revisen la posibilidad de posponer el viaje y seguir las recomendaciones emitidas por la Organización Mundial de la Salud (https://www.who.int/es/emergencies/diseases/novel-coronavirus-2019/advice-for-public).

Es importante implementar un plan de contingencia, que se adapte de forma continua a los mensajes de la OMS y de las autoridades sanitarias de la entidad federativa.

¿Puede la empresa obligar a laborar desde casa (home office) un tiempo?

Si, siempre y cuando la medida sea bajo un esquema en el cual se tengan dudas o sospechas de contagio fundamentadas, es decir empleados que hayan estado en contacto con zonas declaradas de riesgo en el periodo establecido. Los empleados deberán de tener una restricción temporal por el periodo de incubación de 14 días. El empleado tendrá faltas justificadas y derecho a percibir su salario y paquete de prestaciones pactadas en el contrato de trabajo.

El empleador deberá de tener cuidado de no realizar ninguna practica discriminatoria, ya que ningún individuo en México puede ser discriminado por ser diagnosticado con COVID19, si así sucediera, la responsabilidad del empleador podría residir en el pago de una indemnización legal derivada de la rescisión de la relación laboral por causas imputables al patrón.

¿Un trabajador puede no asistir al centro de trabajo por miedo al contagio?

El empleado no puede faltar a su centro laboral por miedo al contagio, salvo que la autoridad correspondiente haya determinado aislamiento preventivo (IMSS, SSA); es al empleador a quien le corresponde establecer las medidas preventivas. Si el empleador no ha dado dicha indicación, las ausencias serán de carácter injustificado. No obstante el gobierno mexicano en cualquier momento podría ordenar el cierre de empresas por motivo de la contingencia sanitaria, y el patrón estaría obligado a acatar dicha determinación.

¿El empleado podrá decidir realizar trabajo en casa?

No, el trabajo en casa deberá requerir previo consentimiento y acuerdo del empleador.

¿Es necesario contar con una política para el caso de pandemia?

Hoy día no es exigida una política de esta índole por la LFT, sin embargo, consideramos que se debe de tener una política establecida en donde se encuentren los protocolos para informar sobre síntomas relevantes, viajes realizados o por realizar a países con restricción.

MEDIDAS CORPORATIVAS:

La Ley General de Sociedades Mercantiles (LGSM) establece que las asambleas de las sociedades que se rigen por dicha ley, deben de ser celebradas en el domicilio social de la empresa. Debido al brote de COVID19, algunas sociedades podrían verse afectadas al no poder reunir a sus socios en el domicilio social para llevar a cabo la toma de decisiones, por lo que es importante se verifique si los estatutos de la sociedad prevén la posibilidad de que se tomen resoluciones unánimes de socios / accionistas fuera de asamblea, con la finalidad de que la sociedad pueda continuar con sus operaciones cotidianas, así como de que las asambleas se puedan llevar a cabo de manera virtual.

MEDIDAS COMERCIALES:

Se recomienda que se lleve a cabo la identificación de aquellos contratos en los cuales las operaciones se puedan ver afectadas a consecuencia de interrupción de actividades o retraso debido a la pandemia.

  • ¿Si se presenta un caso de fuerza mayor, en que caso estaría justificado NO suministrar productos a mis clientes por no recibir materia prima o producto de los países afectados (China, Italia, etc.)

Se deberá de analizar cada uno de los casos, analizar el contrato específico de suministro y como se ha regulado el caso de fuerza mayor. Se deberá examinar la ley aplicable, ya que las consecuencias por fuerza mayor pueden variar en cada país. En caso de no existir un contrato firmado, podrían ser aplicables principios de derecho comercial internacional de UNIDROIT.

Es importante informar al cliente sobre la situación que imposibilita atender pedidos, el tiempo estimado y la causa.  Las industrias deberán de acotar los riesgos y perjuicios que puedan ser reclamados, mediante un análisis que determine el grado de imposibilidad de suministrar o la intensidad de la fuerza mayor si se llega a encontrar en este supuesto.

También es importante considerar que los Códigos Civiles de las diversas Entidades Federativas en el país, permite que se establezcan excepciones a las disposiciones que regulan el caso fortuito o de fuerza mayor, por lo que las partes que hayan pactado esto en su momento, no podrán invocarse como excluyentes de responsabilidad.

  • En el caso de clientes de empresas chinas o países afectados, que emitan algún oficio en el cual se acredite el incumplimiento por fuerza mayor ¿este será definitivo?

Se deberá de revisar en cada caso conforme se dictamine en el tribunal competente. Ya que estos gobiernos no son una instancia imparcial, ni es reconocida como una autoridad global. Se aconseja tomar en consideración la situación que se esta sufriendo en China y países afectados con el fin de cuidar las relaciones con los proveedores.

  • En el caso de contar con una póliza de seguro para subsanar daños y perdidas causadas a clientes o a terceros por incumplimiento ¿esta cubierto el supuesto de fuerza mayor?

Las pólizas de seguros suelen excluir los acontecimientos de fuerza mayor, sin embargo, se recomienda revisar las pólizas de seguros ya que puede no contar con cobertura en casos de fuerza mayor, pero si los retrasos en el suministro, siempre y cuando se invoque ANTES de la declaratoria oficial de fuerza mayor. Por lo cual les recomendamos verificar el cumplimiento de pólizas en cada caso.

En EM Law nuestros especialistas en materia laboral, seguridad social, corporativo y comercial, están a sus órdenes para resolver cualquier duda en cualquiera de nuestras dos oficinas en la Ciudad de México y en la Zona del Bajío.

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