Recomendaciones de cumplimiento legal derivadas del brote COVID19 en México

Por Edgar Espejel / marzo 23, 2020

NuestroBlog

Marzo de 2020

Recomendaciones de cumplimiento legal derivadas del brote de COVID19 en México

Con la cercanía de la fase 2 del COVID19, México ha encendido las alertas con diversos casos confirmados, la Organización Mundial de la Salud (OMS) dijo que el coronavirus causante del COVID19 ya puede definirse como una «pandemia», después de que el número de casos afectados fuera de China se haya multiplicado en dos semanas y en ese periodo los países afectados se hayan triplicado.

Las empresas se encuentran elaborando planes de contingencia, examinando sus protocolos de trabajo desde casa (home office) con la finalidad de adaptarse a estas nuevas contingencias.

Los empleados y empleadores debemos de estar preparados para tomar decisiones en caso de tener alguna afectación en el centro de trabajo y la cadena de suministro se pueda ver afectado.

EM Law ofrece algunas recomendaciones en cuestiones laborales, de seguridad social, corporativas y comerciales:

Los empleadores deben implementar medidas preventivas para evitar la propagación del COVID19.
Conforme a la Ley Federal del Trabajo (LFT), los empleados están obligados a observar las disposiciones, normas y medidas referentes a la salud, la seguridad y el ambiente laboral que sean emitidas por los empleadores para la seguridad y protección de todos.
A los empleadores se les recomienda que compartan con sus empleados las medidas preventivas de salud emitidas por el gobierno mexicano.
Se recomienda a los empleadores revisar, analizar y en su caso ajustar los protocolos de trabajo en casa (home office) con la finalidad de estar preparados.
Las compañías deberán revisar sus contratos de suministro para estar preparados en caso de que el suministro de materiales se vea afectado por situaciones de fuerza mayor.
Las compañías deberán verificar sus estatutos sociales con la finalidad de dar cumplimiento a la Ley General de Sociedades Mercantiles la cual establece que las sociedades deberán ser celebradas en el domicilio social de la empresa.

Medidas de seguridad e higiene

Se recomienda que los empleadores lleven a cabo la integración de una Comisión de Seguridad e Higiene la cual tendrá las siguientes obligaciones:

Estar alerta para la prevención de contagios.
Es la responsable de la comunicación con los trabajadores.
Difundir la prevención y recomendaciones, así como la sintomatología, con la finalidad de evitar la propagación:

Preguntas frecuentes en materia laboral

¿El empleador puede solicitar a sus empleados practicarse exámenes médicos?

El empleador puede solicitar a sus empleados que se practiquen exámenes médicos durante la relación laboral, los empleados tienen la obligación de acatar las instrucciones emitidas por el empleador para someterse a dichos exámenes médicos.

La negativa puede ser una causal de rescisión de la relación laboral para lo cual se deberá de contar con pruebas de la negativa por parte del empleado.

Se recomienda verificar que el empleador haya entregado a cada empleado un AVISO DE PRIVACIDAD en el cual se tenga descrito el tratamiento que se le dará a la información confidencial que sea proporcionada al empleador. Este aviso es obligación del empleador.

De igual forma, el empleador podrá solicitar a todos los empleados que sean informados de cualquier cercanía que haya tenido con personas infectadas o con sospecha. Asimismo, que sean informados de cualquier viaje que se haya realizado recientemente a la zona de riesgo.

¿Cómo se deberá de actuar en el caso de que un empleado se contagie o se tenga sospecha?

En caso de que se tenga sospecha de que algún empleado haya contraido el COVID19 será necesario que se presente a evaluación al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS). En caso de que el IMSS no emita el certificado de incapacidad el empleado deberá regresar a sus labores, salvo que el patrón asuma los costos laborales derivado de no hacerlo.

Si estamos ante la situación de contagio, el empleado deberá contar con una incapacidad expedida por el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y acatar todas las medidas e instrucciones emitidas por la autoridad. Lo cual significa que los afectados tendrán derecho a las correspondientes prestaciones siempre y cuando cumplan con los requisitos exigidos para ello.

¿Puedo suspender las labores de la empresa y pagos a mis empleados si se declara una contingencia sanitaria?

Existen algunas alternativas de suspensión y terminación de relaciones laborales que prevé la Ley Federal del Trabajo ante contigencia sanitaria mediante el pago de una indemnización a los empleados. Sin embargo, recomendamos que dichas medidas se tomen con precaución y previamente asesorados a fin de evitar riesgos laborales. Es recomendable privilegiar la intervención del IMSS en caso de que exista un contagio comprobado entre los empleados. Asimismo, la suspensión de labores de la empresa puede traer consigo otras responsabilidades de carácter mercantil, corporativo y fiscal.

¿Puede la empresa exigir al trabajador la prestación de servicios si se encuentra en cuarentena, pero asintomático?

Desde el momento en se haya declarado la cuarentena al trabajador por parte del Instituto Mexicano del Seguro Social, no se puede exigir a un trabajador que continúe prestando servicios desde su domicilio pese a estar asintomático.

¿Está obligada la empresa a repatriar a trabajadores en zonas de riesgo?

La recomendación es repatriar a los empleados que se encuentre en zonas de riesgo, con medidas preventivas emitidas por la OMS. Se recomienda que el empleado tenga un periodo de restricción de 14 días antes de regresar al centro de trabajo.

¿Qué hacer en el caso de que un empleado haya viajado por Negocios y /o Privados a zonas de riesgo recientemente?

Se recomienda emitir información al empleado de dar aviso a la empresa en caso de estar en este supuesto antes de regresar al centro de trabajo si aún no ha regresado. En caso de que el empleado se encuentre en este supuesto y ya se encuentre dentro del centro de trabajo, deberá informar al empleador lo antes posible, con la finalidad de acercarse al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) para que le sea realizada una evaluación.

¿Está obligado el empleador a suspender viajes, convenciones, reuniones? ¿Y si el empleado se niega a ir?

El gobierno de México no ha emitido o implementado advertencias sanitarias o medidas preventivas, sin embargo, se puede sugerir al empleado no viajar a zonas de riesgo, es importante entender que no se le puede obligar a no viajar en caso de que el empleado lo decida. Tanto para las empleadoras como para el empleado se recomienda que revisen la posibilidad de posponer el viaje y seguir las recomendaciones emitidas por la Organización Mundial de la Salud (https://www.who.int/es/emergencies/diseases/novel-coronavirus-2019/advice-for-public).

Es importante implementar un plan de contingencia, que se adapte de forma continua a los mensajes de la OMS y de las autoridades sanitarias de la entidad federativa.

¿Puede la empresa obligar a laborar desde casa (home office) un tiempo?

Si, siempre y cuando la medida sea bajo un esquema en el cual se tengan dudas o sospechas de contagio fundamentadas, es decir empleados que hayan estado en contacto con zonas declaradas de riesgo en el periodo establecido. Los empleados deberán de tener una restricción temporal por el periodo de incubación de 14 días. El empleado tendrá faltas justificadas y derecho a percibir su salario y paquete de prestaciones pactadas en el contrato de trabajo.

El empleador deberá de tener cuidado de no realizar ninguna practica discriminatoria, ya que ningún individuo en México puede ser discriminado por ser diagnosticado con COVID19, si así sucediera, la responsabilidad del empleador podría residir en el pago de una indemnización legal derivada de la rescisión de la relación laboral por causas imputables al patrón.

¿Un trabajador puede no asistir al centro de trabajo por miedo al contagio?

El empleado no puede faltar a su centro laboral por miedo al contagio, salvo que la autoridad correspondiente haya determinado aislamiento preventivo (IMSS, SSA); es al empleador a quien le corresponde establecer las medidas preventivas. Si el empleador no ha dado dicha indicación, las ausencias serán de carácter injustificado. No obstante el gobierno mexicano en cualquier momento podría ordenar el cierre de empresas por motivo de la contingencia sanitaria, y el patrón estaría obligado a acatar dicha determinación.

¿El empleado podrá decidir realizar trabajo en casa?

No, el trabajo en casa deberá requerir previo consentimiento y acuerdo del empleador.

¿Es necesario contar con una política para el caso de pandemia?

Hoy día no es exigida una política de esta índole por la LFT, sin embargo, consideramos que se debe de tener una política establecida en donde se encuentren los protocolos para informar sobre síntomas relevantes, viajes realizados o por realizar a países con restricción.

MEDIDAS CORPORATIVAS:

La Ley General de Sociedades Mercantiles (LGSM) establece que las asambleas de las sociedades que se rigen por dicha ley, deben de ser celebradas en el domicilio social de la empresa. Debido al brote de COVID19, algunas sociedades podrían verse afectadas al no poder reunir a sus socios en el domicilio social para llevar a cabo la toma de decisiones, por lo que es importante se verifique si los estatutos de la sociedad prevén la posibilidad de que se tomen resoluciones unánimes de socios / accionistas fuera de asamblea, con la finalidad de que la sociedad pueda continuar con sus operaciones cotidianas, así como de que las asambleas se puedan llevar a cabo de manera virtual.

MEDIDAS COMERCIALES:

Se recomienda que se lleve a cabo la identificación de aquellos contratos en los cuales las operaciones se puedan ver afectadas a consecuencia de interrupción de actividades o retraso debido a la pandemia.

¿Si se presenta un caso de fuerza mayor, en que caso estaría justificado NO suministrar productos a mis clientes por no recibir materia prima o producto de los países afectados (China, Italia, etc.)

Se deberá de analizar cada uno de los casos, analizar el contrato específico de suministro y como se ha regulado el caso de fuerza mayor. Se deberá examinar la ley aplicable, ya que las consecuencias por fuerza mayor pueden variar en cada país. En caso de no existir un contrato firmado, podrían ser aplicables principios de derecho comercial internacional de UNIDROIT.

Es importante informar al cliente sobre la situación que imposibilita atender pedidos, el tiempo estimado y la causa. Las industrias deberán de acotar los riesgos y perjuicios que puedan ser reclamados, mediante un análisis que determine el grado de imposibilidad de suministrar o la intensidad de la fuerza mayor si se llega a encontrar en este supuesto.

También es importante considerar que los Códigos Civiles de las diversas Entidades Federativas en el país, permite que se establezcan excepciones a las disposiciones que regulan el caso fortuito o de fuerza mayor, por lo que las partes que hayan pactado esto en su momento, no podrán invocarse como excluyentes de responsabilidad.

En el caso de clientes de empresas chinas o países afectados, que emitan algún oficio en el cual se acredite el incumplimiento por fuerza mayor ¿este será definitivo?

Se deberá de revisar en cada caso conforme se dictamine en el tribunal competente. Ya que estos gobiernos no son una instancia imparcial, ni es reconocida como una autoridad global. Se aconseja tomar en consideración la situación que se esta sufriendo en China y países afectados con el fin de cuidar las relaciones con los proveedores.

En el caso de contar con una póliza de seguro para subsanar daños y perdidas causadas a clientes o a terceros por incumplimiento ¿esta cubierto el supuesto de fuerza mayor?

Las pólizas de seguros suelen excluir los acontecimientos de fuerza mayor, sin embargo, se recomienda revisar las pólizas de seguros ya que puede no contar con cobertura en casos de fuerza mayor, pero si los retrasos en el suministro, siempre y cuando se invoque ANTES de la declaratoria oficial de fuerza mayor. Por lo cual les recomendamos verificar el cumplimiento de pólizas en cada caso.

En EM Law nuestros especialistas en materia laboral, seguridad social, corporativo y comercial, están a sus órdenes para resolver cualquier duda en cualquiera de nuestras dos oficinas en la Ciudad de México y en la Zona del Bajío.

¡Contáctanos!

Ciudad de México

Edgar L. Espejel M.

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Sierra Nevada #305

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Legal compliance recommendations arising from the COVID19 outbreak in Mexico

Por Edgar Espejel / marzo 23, 2020

OurBlog

March, 2020

Legal compliance recommendations arising from the COVID19 outbreak in Mexico

With the phase 2 of COVID-19 approaching, Mexico has turned on alerts to date with various confirmed cases, the World Health Organization (WHO) said that the coronavirus causing the COVID-19 can already be defined as a » pandemic «, after the number of affected cases outside China has multiplied in two weeks and in that period the affected countries have tripled.

The companies are preparing contingency plans, examining their work protocols to do home office in order to adapt to these new contingencies.

Employees and employers must be prepared to make decisions in case of having any impact on the workplace and the supply chain may be affected.

E&M Business Lawyers offers some recommendations on labor, social security, corporate and commercial issues:

Employers must implement preventive measures to avoid the spread of COVID-19.
According to the Federal Labor Law (LFT for its acronym in Spanish), employees are obliged to observe the requirements, rules and measures regarding health, safety and work environment issued by employers for the safety and protection of all.
To the employers it is recommended to share with their employees the preventive health measures issued by the Mexican government.
To the employers it is recommended to review, analyze and, where appropriate, to adjust the home office protocols in order to be prepared.
Companies should review their supply contracts to be prepared in case the supply of materials is affected by force majeure situations.
Companies must verify their bylaws in order to comply with the General Law of Corporations (LGSM for its acronym in Spanish), which establishes that companies must be held at the company’s registered office.

Health and safety measures:

It is recommended that employers carry out the integration of a Safety and Hygiene Commission, which will have the following duties:

To be alert for the prevention of the spreading.
It is responsible for the communication with workers.
To disseminate the prevention and recommendations, as well as symptoms, in order to prevent the spread.

Frequently asked questions in labor matters

Can the employer ask its employees to undergo medical examinations?

The employer may request its employees to undergo medical examinations during the employment relationship, employees are obliged to abide by the instructions issued by the employer to undergo such medical examinations.

The refusal may be causing the termination of the employment relationship, for which there must be evidence of the refusal by the employee.

It is recommended to verify that the employer has given each employee a PRIVACY NOTICE that describes the treatment that will be given to the confidential information that is provided to the employer. This notice is the employer’s obligation.

Also, the employer must request all employees to be informed of any closeness they have had with infected people or with suspicion. Additionally, to be informed of any trip that has been recently made to the risk area.

How the employer should act in the case that an employee becomes infected or has suspicions?

In the event that it is suspected that an employee has contracted COVID19, it will be necessary to approach to the Mexican Institute of Social Security (IMSS for its acronym in Spanish). In the event that the IMSS does not issue the certificate of disability, the employee must return to work, unless the employer assumes the labor costs resultant from not doing so.

If we are facing a contagion situation, the employee must have a disability issued by the Mexican Institute of Social Security (IMSS) and abide all the measures and instructions issued by the authority. This means that affected employees, will be entitled to the corresponding benefits as long as they meet the requirements requested.

Can I suspend the work of the company and payments to my employees if a health contingency is declared?

There are some alternatives for the suspension and termination of labor relations provided by the Federal Labor Law in the face of health contingency through the payment of compensation to employees. However, we recommend that such measures be taken with caution and previously advised in order to avoid occupational risks. It is recommended to privilege the intervention of the IMSS in the event that there is a proven contagion between the employees. Likewise, the suspension of work of the company may bring it other responsibilities of a commercial, corporate and fiscal nature.

Can the employer require the employee to provide services if it is in quarantined, but asymptomatic?

From the moment quarantine has been declared by the Mexican Social Security Institute, cannot be required to continue providing services to an employee from home despite being asymptomatic.

The employer is obliged to repatriate expatriates in risk areas?

The recommendation is to repatriate employees who are in risk areas, with preventive measures issued by the WHO. It is recommended that the employee have a restriction period of 14 days before returning to the workplace.

What to do in the case that an employee has recently traveled by Business and / or Private to risk areas?

It is recommended to issue information to the employee to give notice to the company in the case of being in this situation, before returning to the workplace if employee hasn’t returned. In the event that the employee is in this case and is already in the workplace, employee must inform the employer as soon as possible, in order to approach to the Mexican Social Security Institute (IMSS) so that an evaluation can be performed.

Is the employer obliged to suspend trips, conventions, meetings? What if the employee refuses to go?

The government of Mexico has not issued or implemented health warnings or preventive measures; however, it may be suggested to the employee not to travel to risk areas, it is important to understand that cannot be forced not to travel if the employee decides.

For both employers and employees, it is recommended that they review the possibility of postponing the trip and follow the recommendations issued by the World Health Organization (https://www.who.int/es/emergencies/diseases/novel-coronavirus -2019 / advice-for-public).

For this reason, it is important to implement a contingency plan, which is constantly adapted to the messages of the WHO and the health authorities of the Mexican government.

Can the employer force to work home office for a while?

Yes, as long as the measure is under a scheme in which there are substantiated doubts or suspicions of contagion, that is, employees who have been in contact with areas declared at risk in the established period. Employees must have a temporary restriction for the incubation period of 14 days. The employee will have a justified absence and the right to receive their salary and benefits package agreed in the employment contract.

The employer must be careful not to carry out any discriminatory practice, since no individual in Mexico can be discriminated against for being diagnosed with COVID-19, if so, the responsibility of the employer could be the payment of legal compensation as a result of the termination of the employment relationship for reasons attributable to the employer.

Can an employee not attend the workplace for fear of contagion?

The employee is not authorized to not go to work for fear of contagion, unless the corresponding authority has determined preventive isolation (IMSS, SSA), it is the employer who is responsible for establishing preventive measures.

If the employer has not given this indication, the absences will be unjustified. However, the Mexican government could at any moment order the closure of companies due to the health contingency, and the employer would be obliged to abide by said determination.

Will the employee be able to decide to do home office?

No, home office should require the prior consent and agreement of the employer.

Is it necessary to have a pandemic policy?

Today, a policy of this nature is not required by the LFT, however, we believe that the employer must have an established policy that include protocols to report relevant symptoms, trips made or to be made to countries with restrictions.

CORPORATE MEASURES:

The General Law of Corporations (LGSM) establishes that the society assemblies that are governed by said law, must be held at the registered office of the company. Due to the COVID19 outbreak, some companies could be affected by not being able to gather their partners at the registered office to carry out decision making, so it is important to verify if the company’s bylaws foresee the possibility of take unanimous resolutions of partners / shareholders outside the assembly, in order that the company can continue with its daily operations, as well as that the assemblies can be carried out in a virtually manner.

COMMERCIAL MEASURES:

It is recommended that the identification of those contracts in which operations may be affected as a result of interruption of activities or delay due to the pandemic.

If there is a case of force majeure, in which case would it justify not supplying customers for not receiving raw materials or products from the affected countries (China, Italy, etc.)?

Each of the cases must be analyzed, the specific supply contract and how the case of force majeure has been regulated. The applicable law should be examined, since the consequences of force majeure may vary in each country. In the absence of a signed contract, UNIDROIT principles of international commercial law may apply.

It is important to inform the client about the situation that makes it impossible to fulfill orders, the estimated time and the cause. The industries must bound the risks and damages that may be claimed, through an analysis that determines the degree of inability to supply or the intensity of the force majeure in this case of being in this scenery.

It is also important to consider that the Civil Codes of the various States of Mexico, allow exceptions established to the requirements that regulate the fortuitous event or force majeure, so that the parties that have agreed to this at the time, may not invoked as excluding liability.

In the case of clients of Chinese companies or affected countries, issue a document in which the breach by force majeure is proven, will this be final?

It must be reviewed in each case as ruled by the competent court. Since these governments are not an impartial instance, nor is it recognized as a global authority. It is advisable to take into consideration the situation that is being experienced in China and affected countries, in order to deal sensitively relationship with suppliers.

In the case of having an insurance policy to repair damages and losses caused to clients or third parties due to non-compliance, is it covered in case of force majeure?

Insurance policies usually exclude force majeure events, however, it is recommended to review insurance policies as it may not be covered in cases of force majeure, but might cover the delays in supply, as long as it is invoked BEFORE the official declaration of force majeure. Therefore, we recommend to verify the compliance of policies in each case.

At EM Law our specialists in labor, social security, corporate and commercial matters are at your service to answer any questions in any of our two offices in Mexico City and the Bajio region.

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